キャリアアドバイザー笹田

キャリアアドバイザーの笹田です!
インターン→新卒→転職→フリーランス→経営者、全てのキャリアを歩んできた私が、様々なキャリアを歩んでいる先輩たちにインタビューしてきました!

転職活動中は応募企業とメールでやり取りする機会が増えます。

そんな中、やはり、ビジネスメールの基本が押さえられているかどうかは大変重要なポイントですね。

そして、メールにはできるだけ早く返信することが鉄則です。
遅くとも、メール受信から24時間以内には返信するように努めましょう。

今回は、必要なポイントを押さえたメールのテンプレートを11個集めてみました。

どう書いていいか困ったら、是非参考になさってください。

登場人物

 キャリアアドバイザー 笹田

 採用経験者のトリ

転職活動に必須!メール返信テンプレート1
署名

絶対に必要なものはこの署名です。
会社のものは使わず、できれば専用のメールアドレスを用意しましょう。

署名は、枠などで囲って分かりやすいようにし、メールの最後に入れます。名前・住所・自宅の電話番号と携帯番号・メールアドレスの4つを必ず入れましょう。

当然のことながら、現在の会社名や部署名・メールアドレス、また個人のブログのURLなどは入れないで下さい。あくまでもビジネスメールとして、シンプルに必要な情報だけを入力します。また、転職活動中は何度も使うことになるので、一度作成したら保存しておきましょう。

名前:○○○子
住所:○○県○○市○○町○―○―○
電話:××―××××―××××(090-××××―××××)
メールアドレス:●●●@●●●●●

転職活動で企業へ送るメールの書き方と送り方

面接官の視点

 ビジネスマンとして署名がないメールは、「大丈夫かな」と思ってしまう人が多いんです。特に電話番号とメールアドレスは必須。連絡をしたいと思ったときに、すぐに連絡ができるから、絶対に入れておこう!

転職活動に必須!メール返信テンプレート2
件名

企業から受信したメールに返信する際は、件名は変えずに送りましょう。もともとの件名が「面接のご案内」であれば、そのまま「Re:面接のご案内」として返信します。

一見、丁寧さに欠けるようで失礼ではないかと不安になる人もいるかもしれませんが、件名を変えないほうが該当のメールを検索して探しやすくなるので、採用担当者のメール管理・処理の手間を省くことができます。

件名にまったく手を加えないことに抵抗がある人は、「Re:面接のご案内/転職花子」というように、件名の後ろに自分の名前を書き添えても良いでしょう。また、メールの往復が続き、「Re:Re:Re:Re:面接のご案内」となることが気になる場合は、「Re:面接のご案内」と、返信記号をひとつにまとめましょう。

面接日程をメールでやり取りする際の例文&マナー

面接官の視点

 件名を変える人もいますが、採用担当者のメールを探す手間を考えると、やっぱりそのまま返してくれたほうがありがたいですね。自分から何かを送る時は、しっかりと内容がわかるカタチで送ろう!例えば、「採用面接の御礼」「面性時間ご調整のお願い」など、何についてのメールかわかるようにしよう。

転職活動に必須!メール返信テンプレート3
承諾とお礼

件名:Re:面接日程について(■■あなたの名前■■)

株式会社○○ 人事部 △△様

いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。

この度は面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご連絡いただきました、下記日程にお伺いします。

日時:2月3日 15:00〜
場所:○○本社ビル

貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願いたします。

転職で人事の評価を上げるメール返信の事例9選と全注意点

面接官の視点

 日時場所などを箇条書きで書いているのが良いですね。全部文章で送ってしまっている人もいるけど、こういった情報は箇条書きで書くと、見た目もスッキリして見やすくて好印象!

転職活動に必須!メール返信テンプレート4
日程の都合が合わない

<件名:面接日時について/△△

○○○○株式会社
人事部 ○○○○様

お世話になっております。△△です。
この度は、面接のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
ご指定頂きました面接日時×月×日午前×時に伺うべく調整をいたしましたが、仕事の都合で、どうしても貴社にお伺いすることができかねます。

恐れ入りますが、可能であれば下記の候補の中から貴社のご都合が宜しい日程をご指定頂き、調整させて頂けませんでしょうか。

面接候補日
第1希望 ×月×日 13時以降
第2希望 ×月×日 10時~16時
第3希望 ×月×日 15時以降

お忙しい中大変恐縮ですが、よろしくお願いたします。

【転職】常識のある「面接日程調整」の返信メールの書き方・例文

面接官の視点

 日程調整のメールで意外と多いのが、日程がNGだったときにそれしか言ってこない人、もしくは他の候補日をくださいと言ってくる人。あなたが候補日を伝えれば、メールの回数を減らせるのに、先方がまた候補日を送り直さなければいけなくなるから面倒なんですよ。ダメなときは、上のように自分の候補日を伝えましょう。

転職活動に必須!メール返信テンプレート5
こちらの希望日を伝える

株式会社○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは次回面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
お言葉に甘えまして、私の都合の良い日時を記載いたします。

3月1日(月)14:00以降
3月2日(火)10:00~13:00
3月3日(水)16:00~19:00

上記日時でのご調整が難しい場合は、
再度提示いたしますのでお申し付けくださいませ。
よろしくお願いいたします。

面接日程をメールでやり取りする際の例文&マナー

面接官の視点

 メールの候補日を送るときは、少なくとも2つ、できたら3つは候補日を伝えましょう。ピンポイントに1つしか言わないとかはNG。

転職活動に必須!メール返信テンプレート6
日程の調整をお願いする

件名:Re:面接日程調整のお願い(■■あなたの名前■■)

株式会社○○ 人事部 △△様

いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
この度は面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございます。

ぜひ面接に進ませていただければと思います。
ただ、大変申し訳ございませんが、いただいた日程は別件が入ってしまっているため、どうしてもお伺いすることができません。

大変お手数なのですが、下記日程にて、再度面接日を設定していただくことは可能でしょうか?

2月3日(水) 11:00〜17:00
2月4日(木) 13:00〜17:00
2月5日(金) 11:00〜18:00

こちらの都合で誠に恐縮ではございますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願いたします。

転職で人事の評価を上げるメール返信の事例9選と全注意点

面接官の視点

 再調整のときは、まずは相手が日程調整をしてくれたのにいけないことに対し、ちゃんと感謝と謝罪の気持ちを伝えましょう。横柄に 「その日はダメなので、この日にしてください」だけだと、あんまり印象はよくないですね。

転職活動に必須!メール返信テンプレート7
変更のお願いをする

株式会社○○
人事部 △△様

お世話になっております。

先日は、面接日程のご連絡をありがとうございました。
この度は面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

予定させて頂いていた3月1日(月)ですが、
面接に伺うことができなくなってしまいました。

こちらの都合で大変恐縮ではございますが、
3月2日(火)以降に改めて面接の日程調整をさせていただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけし、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

面接日程をメールでやり取りする際の例文&マナー

面接官の視点

 できれば、ちゃんと理由を伝えたほうが良いですね。相手も時間を空けてくれていたわけなので、しっかりと謝罪すること、また時間がほしい旨をちゃんと伝えましょう。理由がないと、「うちに対する志望度は低いのかな」と思われかねないですよ。

転職活動に必須!メール返信テンプレート8
資料を添付し送る

件名:Re:面接資料を送付いたします(■■あなたの名前■■)

株式会社○○ 人事部 △△様

いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。

先日ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。

ご多忙のところお手数をおかけいたしますが、ご査収のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

転職で人事の評価を上げるメール返信の事例9選と全注意点

面接官の視点

 資料を添付するときには、何を送ったかを本文でちゃんと伝えたほうがベスト。日程と同じで箇条書きで書いたほうがスッキリ見えます。

転職活動に必須!メール返信テンプレート9
回答のお礼

件名:Re:ご回答の御礼(■■あなたの名前■■)

株式会社○○ 人事部 △△様

いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。

質問のご回答、誠にありがとうございます。
いただいた内容にて承りました。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

転職で人事の評価を上げるメール返信の事例9選と全注意点

面接官の視点

 用件のみならこれでOK。時間があるなら、感謝の気持ちや質問の回答に対する感想を一言添えるだけで、相手からすれば全然違った印象になります。

転職活動に必須!メール返信テンプレート10
内定受諾の連絡

件名:Re:選考結果について(■■あなたの名前■■)

株式会社○○ 人事部 △△様

いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
内定のご連絡、誠にありがとうございます。
ぜひ貴社にて働かせていただければと思います。
一日も早く戦力として活躍できるよう尽力いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。

つきましては、今後のスケジュールや必要書類について、相談させていただけますと幸いです。

皆様と一緒に働けることを楽しみにしております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

転職で人事の評価を上げるメール返信の事例9選と全注意点

面接官の視点

 内定受諾嬉しい!で浮かれている場合じゃない!これから働く会社のわけなので、今後のスケジュールや必要な対応など、合わせて聞いておきましょう。

転職活動に必須!メール返信テンプレート11
内定辞退の連絡

件名:Re:選考結果について(■■あなたの名前■■)

株式会社○○ 人事部 △△様

いつもお世話になっております。■■あなたの名前■■と申します。
内定のご連絡をいただき、大変嬉しく思っております。

誠に恐縮ではございますが、入社を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
理由は、貴社以外の企業から内定をいただいたためです。

貴社には大きな魅力と可能性を感じており、非常に迷ったのですが、
慎重に検討した結果、他社に入社することを決断いたしました。

こちらの都合で大変恐縮ではございますが、ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
貴社のさらなるご発展を、心よりお祈り申し上げます。

転職で人事の評価を上げるメール返信の事例9選と全注意点

面接官の視点

 辞退するからと言って連絡をしなくなる人もいますが、これは社会人としてはNG!きちんとこれまでの御礼を伝えて、円満にお別れしましょう!

最後に転職成功者からのアドバイス!

 転職活動時のメールですね
まだまだメール文化なので、メールでのやり取りは必須ですね
とりあえず会社のメールアドレスを使うのはやめていただきたいです。笑

 ですね

 意外と普通に使っちゃう人がいるんですよね
現職の会社にもバレやすくなるので、気をつけて欲しいです
あとは、メール見ていると、結構その人の仕事ぶりも見えますよね

 そうなんですよ
メール1通で、かなり分かります

 基本がない人って、友達宛のようなメールを普通に送っちゃいますからね

 なぜなんだろうね、あれ
普通に考えたらちゃんとビジネスメール送って欲しいんだけど
「ちーっす」みたいなノリの人ってなぜか一定数いる
まぁ普段ビジネスメールを使わない人なんでしょうが
検索すれば分かる事なので、やっぱりちゃんとして欲しいです

 テンプレートも山のように流れてますからね
むしろ、そんな感じのメールを普通に送れてしまう感覚に不安を覚えますしね

 そうですね
疑問に思ったり、セルフチェックをしてほしいです。
「これでいいのか?」と自分で疑えない時点で、相当ヤバイなとこっちは思っちゃいますから

 ましてや、転職活動でメールを送る相手なんて、初対面の人ばかりですからね
ちゃんと考えてほしいです
あと、明らかにテンプレートのコピペも嫌ですね
一言感想を添えるとか、ちょっとした工夫で全然見え方が変わるんですけどね

 とりあえず、宛名
必須ですけど、冒頭にいきなり宛名無しで「面接の件ですが」ってなっちゃう人、あるあるなので
そして、感謝
いきなり本題に入らずに、1行でいいから何かしら相手に感謝を伝えるようにするだけで、全然印象違うので
具体的なほうが良いです
ありがとうございますより、いつもありがとうございます
いつもありがとうございますより、「いつも●●をしていただきありがとうございます」
面倒ですけど、メール1通にちゃんと相手の気持ちや顔を想像して送れるか?という話ですね
そういうところに「働きかた」とか「コミュニケーション能力」が浮き彫りになります
神は細部に宿るので

 本当にそうですね
コミュニケーション能力も、何を言うかというよりは、相手のことを思いやれるかですからね

 ちょっと文章が下手でも、マナーが悪くても、ちゃんと相手の気持ちを考えて書いてある文章ならこちらも伝わるので
あと、送る前に読み直す
自分で必ず読み直すのをお勧めします
書き終わって絶対にそのまま送信押さないように
別の会社に送ってた内容をコピペしたせいで、変な文章が入ってたりとかよくあります

 あるあるですね

 日程が日付と曜日がずれてたり

 相手からするとそういったちょっとしたところで一気に評価下がったりしますよね
読み直す習慣がない人も多いと思うので、送ろうと思っているメールを自分に送ってみると、色々気づくことも多いです